Managementondersteuner

Wat ga je doen?

Wij zijn op zoek naar een energieke, zelfstandige en proactieve Managementondersteuner om ons team te versterken.

Als managementondersteuner draag jij bij aan de interne samenwerking, professionalisering en de verdere ontwikkeling van de gemeente Venlo. Je bent een belangrijke schakel tussen het hoofd, medewerkers en interne en externe samenwerkingspartners. Met jouw organisatorische kwaliteiten, adviserende vaardigheden en proactieve houding zorg je ervoor dat processen soepel verlopen, afspraken worden nagekomen en teams effectief kunnen samenwerken.

Je ondersteunt en adviseert het hoofd gevraagd en ongevraagd bij uiteenlopende vraagstukken. Daarbij kijk je verder dan de dagelijkse werkzaamheden: je signaleert knelpunten, denkt mee over verbeteringen en neemt initiatief om werkprocessen en dienstverlening te optimaliseren.

Door goede coördinatie help je collega's beter samenwerken. Je bewaakt voortgang van werkzaamheden waardoor de gemeentelijke organisatie meer slagvaardig wordt. 

Als Managementondersteuner

• Adviseer je bij teambrede en organisatorische aangelegenheden, zoals werkprocessen, teamplannen, protocollen, bedrijfsvoering en projecten. Je fungeert daarbij als inhoudelijk sparringpartner en bent een verbindende schakel tussen management/directie, medewerkers en samenwerkingspartners.
• Lever je een bijdrage beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, evaluaties en directievoorstellen. Je verzamelt, inventariseert, interpreteert en analyseert informatie en gegevens ter ondersteuning van beleidsvorming en advisering. Daarnaast draag je bij aan managementrapportages en jaarplannen.
• Optimaliseer je werkprocessen. Je signaleert knelpunten, risico’s en verbetermogelijkheden en doet voorstellen om de kwaliteit en effectiviteit van de dienstverlening te verbeteren. Je bewaakt de voortgang van werkzaamheden, acties, afspraken en bestuurlijke termijnen en stimuleert een tijdige opvolging.
• Ondersteun en coördineer je zelfstandig personele, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je stemt af met onder andere medewerkers, de bedrijfsarts, P-adviseurs, P-consulenten en andere betrokkenen. Ook verricht je voorbereidende werkzaamheden voor HR-processen, waaronder het opstellen van documenten zoals een plan van aanpak en een eerstejaarsevaluatie.
• Lever je gegevens en analyses voor budgetbewaking, begrotingen, meerjarenramingen, managementrapportages en jaarplannen. Daarnaast verzorg je de afhandeling en verwerking van financiële budgetten, declaraties en inhuuropdrachten en stem je hierover af met de betrokken adviseurs en medewerkers.
• Zorg je voor een efficiënte en doelgerichte interne en externe communicatie, onder andere via intranet en internet. 
• Onderhoud je contacten met interne en externe samenwerkingspartners, leveranciers, inhuurkrachten en andere stakeholders. Je weet op een zorgvuldige manier om te gaan met bestuurlijk gevoelige situaties en complexe belangenafwegingen. Je maakt onderdeel uit van de ondersteuningsstructuur van het team en vervult, indien dit tot de functie behoort, een vertrouwelijke ondersteuningsrol voor de directie en/of het hoofd.

Wat neem je mee?

• HBO werk- en denkniveau;
• organisatie en politieke sensitiviteit;
• organisatorisch talent met sterke communicatieve vaardigheden.

Onmisbare competenties voor deze functie zijn: 

• Integer handelen: Eigen verantwoordelijkheid nemen voor moreel juist handelen en beslissen: in gedrag en handelen laten zien dat recht wordt gedaan aan alle betrokkenen voor wie en met wie de gemeente werkt. Bewust zijn van de 
  eigen professionele verantwoordelijkheid.
• Klantgerichtheid: De wensen en behoeften van de (interne en de externe) klant onderzoeken en hiernaar handelen, zonder het eigen zakelijk belang te kort te doen.
• Flexibel gedrag: Het veranderen van gedragsstijl en/of invalshoek om een gesteld doel te bereiken.
• Ondernemerschap: Kansen en mogelijkheden signaleren voor bestaande en nieuwe diensten en producten, daar vervolgens naar handelen en daarbij verantwoorde risico’s durven te nemen. 
• Probleemanalyse: Problemen signaleren, belangrijke informatie herkennen, relevante gegevens zoeken en hiertussen verbanden leggen; mogelijke oorzaken van problemen overzien. 

Waar kom je te werken?

Team Secretariaat en ondersteuning ontzorgt de organisatie op het gebied van administratieve processen. Door administratieve taken uit handen te nemen zorgen we ervoor dat teams, managers, directie en bestuur optimaal kunnen functioneren. Bekijk de pagina van het team. 

Wat bieden we jou? 

Als Managementondersteuner bieden we jou een aantrekkelijk en veelzijdig pakket aan arbeidsvoorwaarden (op basis van 36-urige werkweek), zodat jij het beste uit jezelf kunt halen:

• Aantrekkelijk salaris: Een bruto maandsalaris in schaal 9, variërend van €3568,- tot €5096,- afgestemd op jouw ervaring. Een aanloopschaal kan van toepassing zijn. Wij zijn momenteel bezig met de implementatie van een nieuw, landelijk functiewaarderingssysteem, HR21. Daardoor wordt de inschaling van functies binnen de gemeente opnieuw bekeken. De genoemde functieschaal kan dus nog wijzigen. Sollicitanten worden gedurende de procedure geïnformeerd over de meest actuele informatie. Wij nodigen je van harte uit om te reageren; de inhoud en verantwoordelijkheden van de functie blijven ongewijzigd.
• Zekerheid en perspectief: Je start met een jaarcontract, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Flexibel verlof: Je ontvangt 28 vakantiedagen per jaar op basis van een 36-urige werkweek, kunt wekelijks tot 4 uur compensatieverlof opbouwen én tot 187 uur extra verlof kopen via het Individueel Keuzebudget (IKB).
• Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% van je jaarsalaris extra, vrij inzetbaar voor bijvoorbeeld extra verlof, extra salaris of afbetaling van je DUO-studieschuld.
• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding: €0,25 per kilometer voor woon-werkverkeer, tot maximaal 75 km enkele reis. Reis je met de fiets of te voet? Dan ontvang je €0,30 per kilometer. Je krijgt een NS Business Card voor gratis reizen met het OV voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Daarnaast krijg je €3,25 per thuiswerkdag.
• Ouderschapsverlof: Naast het wettelijke verlof ontvang je vanuit de cao een doorbetaling van je salaris variërend van 50 tot 100%.

Klaar voor jouw volgende stap?

Bij gemeente Venlo geloven we in jouw talent en de kracht van diversiteit. Voel je welkom om te solliciteren en jouw carrière bij ons te starten! 

Wil je graag meer weten over de vacature, neem dan contact op met Eefje Joosten, Hoofd (☎ 06 – 46755912 of ✉️ ee.joosten@venlo.nl). Voor vragen over het sollicitatieproces of om alvast informeel kennis te maken staat Frederique Janssen (☎ 06-14972786 of ✉️ fr.janssen2@venlo.nl) klaar om je verder te helpen.

Heb jij interesse in deze vacature? Reageer dan uiterlijk 15 november door het uploaden van jouw motivatie en CV. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 18 november in de ochtend of 19 november in de middag.

Ontdek jouw mogelijkheden en maak een sprong in je carrière bij gemeente Venlo!

Bij gemeente Venlo vinden we het belangrijk dat onze medewerkers de kans krijgen hun loopbaan verder vorm te geven. Daarom krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid de voorkeur. Daarnaast kan het zijn dat aanvullende screeningsmaatregelen (eventueel een assessment) onderdeel zijn van onze sollicitatieprocedure.