Managementassistent Bestuur

Zie jij complex agendabeheer als een leuke puzzel en haal je voldoening uit het ondersteunen van de gemeentesecretaris en directiesecretaris? Als managementassistent bestuur bij de gemeente Weert ben jij de schakel die alles soepel laat verlopen. Of het nu gaat om het plannen van vergaderingen, het afhandelen van verzoeken of het aannemen van de telefoon, jij zorgt ervoor dat onze gemeentesecretaris volledig ontzorgd wordt. Is dit iets voor jou? Lees dan verder en ontdek hoe jij het verschil kunt maken!

We doen het samen!

Als managementassistent bestuur werk je in een team van vier collega’s. Samen ondersteunen jullie het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de directiesecretaris. Jullie vertrouwen op elkaar en zorgen samen dat alles soepel verloopt, van agendabeheer tot administratieve en secretariële taken. Je bent onderdeel van de afdeling Concernstaf en hebt korte lijnen met de ambtelijke organisatie. In deze rol ben je een belangrijke schakel in het bestuurlijke proces en draag je bij aan een professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de directie. 

Jij maakt het verschil door:

• Als rechterhand van de gemeentesecretaris deadlines en prioriteiten te bewaken en acties voorbereiden.
• Het eerste aanspreekpunt te zijn voor interne en externe contacten van de gemeentesecretaris en directiesecretaris.
• Complex agendabeheer uit te voeren en het plannen van afspraken.
• Inkomende post en e-mail te verwerken en vertrouwelijke stukken voor te leggen aan bestuurders.
• Vergaderstukken te coördineren en in de systemen te plaatsen. 

Dit bieden wij jou!

Bij de gemeente Weert is het goed geregeld, want het gaat om Weert én om jou. Jij krijgt hier echt de mogelijkheid om je te ontwikkelen en verantwoordelijkheid te nemen. Er is volop ruimte voor eigen initiatief en vrijheid om het eigen werk in te delen en vorm te geven. Wij stimuleren interne groeimogelijkheden en door onze diversiteit aan functies zijn er volop kansen om te groeien! Je wordt hier gewaardeerd en jij kan hier écht iets voor elkaar krijgen voor de inwoners van de gemeente Weert.

Bovendien:

• Bieden we je een arbeidsovereenkomst van 1 jaar met de intentie van een vaste baan;
• Ontvang je een aantrekkelijk salaris, in schaal 8 minimaal € 3206,- bruto per maand tot maximaal € 4499,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. Afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Krijg je 144 verlofuren + 57,6 bovenwettelijke vakantie uren op basis van een 36-urige werkweek. 
• Bouw je een Individueel Keuzebudget (IKB) op ter waarde van 17,05% van het salaris. Dit varieert in jouw geval van € 546,- tot € 767,- bruto, per maand op basis van een 36-urige werkweek. Dit budget kun je gebruiken om extra verlof te kopen, laten uitbetalen en inzetten voor het volgen van een opleiding of aflossen van je studieschuld.
• Ontvang je jaarlijks een extra bijdrage in het IKB van €210,- bruto op fulltime basis.
• Werk je samen met je collega’s in een inspirerende, ruimtelijke omgeving, in ons mooie stadhuis.
• Kun je gebruik maken van onze uitgebreide HR Toolbox met verschillende coaching- en ontwikkelingsmogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei, op het gebied van mentale en fysieke gezondheid, loopbaanontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
• Stimuleren wij werkgeluk met een goede werk-privé balans en bieden we flexibele werktijden. Hybride werken kan in overleg met jouw collega. Hiervoor ontvang je een vergoeding van €3,25 netto per dag op de dagen dat je thuis werkt.
• Bieden wij een gunstige regeling voor de vergoeding van de reiskosten woon-werk verkeer; een kilometervergoeding à €0,23 netto per kilometer ongeacht vervoer, óf een vergoeding voor openbaar vervoer, bestaande uit een vergoeding voor een dagkaart (op basis van 2e klas).
• Kun je gebruik maken van veel andere voordelen zoals: een interessante betaalde ouderschapsverlof regeling en een jaarlijkse tegemoetkoming in de zorgverzekeringskosten en arbeidsongeschiktheidsverzekering.

We willen jou graag leren kennen als jij:

Het hoofd koel houdt, zelfs in drukke tijden. Je stelt prioriteiten en zorgt voor rust in de agenda’s van de gemeentesecretaris en directiesecretaris. Met jouw oog voor detail en het vermogen om verbanden te leggen tussen e-mails, agenda’s en acties, verloopt alles soepel. Je bent proactief, bereidt waar mogelijk acties voor en lost uitdagingen op voordat ze problemen worden. Je weet goed aan te voelen wat een bestuurder nodig heeft en communiceert representatief en assertief, met gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. Integriteit en samenwerking zijn jouw kernkwaliteiten: je handelt zorgvuldig en betrouwbaar en zoekt actief verbinding met collega’s om samen resultaten te behalen.

Het is helemaal fijn als je:

• Beschikt over mbo / hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve opleiding.
• Aantoonbare werkervaring hebt in een vergelijkbare functie en/of binnen een overheidsorganisatie.
• Energie krijgt van het plannen en herplannen van afspraken.
• De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk, en bij voorkeur ook basiskennis hebt van de Duitse taal. 

Krijg jij het voor elkaar?

Ben je enthousiast en heb je zin in deze functie? Deel jouw enthousiasme met ons! Reageren op deze vacature kan tot en met zondag 11 januari.
Uiterlijk vrijdag 16 januari hoor je over het vervolg, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken vinden plaats in de week van 19 januari. Houd je hiermee alvast rekening in je agenda?

Voor vragen over de functie of alvast informeel contact leggen, kun je contact opnemen met Patricia Schuldres, managementassistente bestuur, via p.schuldres@weert.nl. 

Na invulling van de functie worden jouw gegevens 4 weken bewaard en daarna geanonimiseerd. Wil je graag dat jouw gegevens langer zichtbaar zijn? Na het sollicitatieproces kun je aangeven dat je akkoord gaat om jouw gegevens 1 jaar te bewaren. 

Een assessment, Profile Dynamics-analyse en/of online onderzoek (zoals via sociale media) kunnen mogelijk onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.