Bestuurs- en managementsecretaresse

Met jouw organisatietalent en bestuurlijke scherpte zorg jij dat de gemeentesecretaris (algemeen directeur) en het management team zich kunnen focussen op wat ertoe doet. Klaar om impact te maken in het hart van de organisatie?

Wat ga je doen?

In de rol van bestuurs- en managementsecretaresse zorg jij voor structuur, overzicht en continuïteit binnen het bestuurssecretariaat. Je werkt samen met collega-secretaresses en bent onderling vervangbaar. Je:

• Ontzorgt de gemeentesecretaris en het managementteam zodat zij effectief kunnen sturen;
• Beheert complexe agenda’s van de gemeentesecretaris en het MT met als doel overzicht en rust te creëren;
• Beheert de mailbox van de gemeentesecretaris en filtert hieruit acties die je zelf kan oppakken en wat moet worden opgepakt door de gemeentesecretaris, danwel MT;
• Organiseert en bereidt de MT vergaderingen voor;
• Bent eigenaar van het proces van de vergaderingen van het College van B&W, inclusief agendering, opmaken van de besluitenlijsten en opvolging van besluiten;
• Plant, begeleidt en bewaakt interne bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Onderhoudt interne en externe contacten namens gemeentesecretaris en management;
• Handelt telefoongesprekken af en zet acties doelgericht uit;
• Ontvangt en begeleidt bezoekers;
• Behandelt (vertrouwelijke) post zorgvuldig en discreet;
• Denkt mee over verbetering van de werkprocessen op het secretariaat;
• Participeert in het project Bestuurlijke Besluitvorming wat het besluitvormingsproces in Ibabs vorm moet gaan geven;
• Fungeert als achtervang voor de secretaresses van B&W en de medewerker kabinetszaken.

Met wie ga je aan de slag?

Je komt terecht in het team Secretariaat, onderdeel van de afdeling Dienstverlening. Het team bestaat uit twee andere collega’s. Dit team werkt nauw met elkaar samen, is benaderbaar en springt voor elkaar in wanneer dat nodig is.

Wat breng je mee? 

• Een mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in (bestuurs)secretariële richting;
• Meerdere jaren werkervaring als bestuurs-, management- of directiesecretaresse;
• Ervaring met werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving;
• Je bent flexibel inzetbaar bij onverwachte situaties;
• Je kunt goed prioriteren en behoudt overzicht onder druk;
• Digitale vaardigheden (o.a. Outlook, Teams en iBabs);
• Bestuurlijke sensitiviteit, nauwkeurigheid en een proactieve werkhouding.

Pas je qua talent en instelling goed bij deze functie, maar mis je nog specifieke ervaring? Ook dan nodigen we je uit om te reageren. We kijken graag naar ontwikkelmogelijkheden.

Wat bieden wij aan jou?

Je gaat aan de slag in een 32-urige werkweek binnen het HR21-profiel administratief & secretarieel II waarbij je plaats- en tijdonafhankelijk kunt werken. In deze functie val je onder de CAO Gemeenten.

Daarnaast ontvang je bij ons:

• Een salaris in schaal 8 afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring;
• Een tijdelijk contract van 1 jaar, met de intentie dit bij goed functioneren om te zetten naar onbepaalde tijd;
• Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,47% van je brutosalaris, onder andere inzetbaar voor extra uitbetaling, een (elektrische) fiets of aflossing van studieschuld;
• 201,6 verlofuren per jaar, met de mogelijkheid om maximaal 187 extra uren bij te kopen via het IKB bij een fulltime dienstverband;
• Een uitstekende pensioenregeling bij ABP, inclusief 70% werkgeversbijdrage en een extra vangnet bij overlijden of arbeidsongeschiktheid;
• Een bijdrage in de zorgverzekering en korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering;
• Een laptop, mobiele telefoon en een reiskostenvergoeding;
• Thuiswerkvergoeding van €3,25 netto per thuiswerkdag;
• Mogelijkheden voor cursussen en opleidingen om je werk optimaal uit te voeren en je professioneel te ontwikkelen.

Over Gemeente Heeze-Leende – we doen het ‘Natuurlijk Samen’ 

Met bijna 17.000 inwoners is Heeze-Leende een vooruitstrevende, groene woongemeente op de grens van de Kempen en de Peel. We zijn trots op ons uitgestrekte grondgebied, omringd door prachtige natuur.

Werken bij ons betekent deel uitmaken van een informele, open en collegiale organisatie waar samenwerking voorop staat. We kennen elkaar, helpen elkaar en gaan samen voor het beste resultaat.

Onze organisatie bestaat uit vier afdelingen: Beleid Ruimtelijk Domein, Beheer Ruimtelijk Domein, Sociaal Domein en Dienstverlening. Deze functie valt binnen de afdeling dienstverlening.

Samen met de gemeenten Cranendonck en Valkenswaard vormen we de A2-samenwerking: een bundeling van krachten op het gebied van bedrijfsvoering en Werk & Inkomen.

Nieuwsgierig naar hoe het is om bij ons aan de slag te gaan?
In deze interactieve video delen collega’s hun ervaringen, vertellen zij over hun projecten en leggen ze uit waarom werken bij gemeente Heeze-Leende zo leuk is: Werken bij gemeente Heeze-Leende.

Geïnteresseerd? We maken graag kennis met jou!

Meer weten over de procedure? Bel dan het HR Loket via 040-2083737. 

Meer weten over de inhoud van de vacature? Bel dan met Mirthe Levels op +31615468744.

Overige opmerkingen

Deze vacature wordt intern en extern uitgezet. Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang. Een assessment kan onderdeel zijn van de procedure. Bij indiensttreding is een VOG verplicht. We kunnen referenties opvragen.

Houd je spamfolder in de gaten voor onze reactie. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.