Kenmerk icon

Tijdelijk met uitzicht op vast

Kenmerk icon

MBO niveau 4

Kenmerk icon

36

Kenmerk icon

Schaal 8

Salaris icon

€ 3.014,00 - € 4.244,00

Word jij onze onmisbare bestuurssecretaresse?

We zoeken een bestuurssecretaresse die uitblinkt in organiseren en het ondersteunen van onze bestuursleden. Ben jij de proactieve en gestructureerde professional die wij zoeken? Sluit je aan bij ons dynamische team en maak een verschil! 
 
Bestuurssecretaresse (36 uur)
 
Organisatietalent
Jij bent een organisatietalent pur sang met een frisse, open blik en integere persoonlijkheid. Als bestuurssecretaresse ondersteun je twee wethouders op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Jij zorgt ervoor dat zij hun rol optimaal kunnen vervullen en hun tijd efficiënt en effectief kunnen inzetten. Dit doe je door alle (digitale) correspondentie slim te organiseren en agenda’s af te stemmen. Door alle vragen, documenten en andere vormen van informatie te filteren en te stroomlijnen. Je speelt flexibel in op ad hoc situaties en bewaakt deadlines. Je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Je kijkt ook kritisch mee in processen en bent pro actief als het gaat om het aandragen van verbeteringen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken met de wethouders. Iedereen weet jou te vinden, zowel interne collega’s als de buitenwereld benaderen jou voor het inplannen van afspraken. De diversiteit aan mensen waarmee je werkt is groot en hier word jij blij van. Altijd een stap vooruit denken en het overzicht bewaren zijn vaardigheden die je goed ontwikkelt hebt in jouw loopbaan. 
 
Het team
Als bestuurssecretaresse ondersteun je twee leden van het college van Burgemeester en Wethouders op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Dat doe je in nauwe samenwerking met je drie collega-bestuurssecretaresse. Als team vullen jullie elkaar aan en ondersteunen jullie elkaar. Hierdoor ben je goed op de hoogte van wat er in de gemeente en in de organisatie speelt.  
 
Jouw werkweek
Het klinkt cliché, maar geen dag is hetzelfde. Je weet nooit wat je te wachten staat en al is je to do list nog zo lang, je weet van aanpakken. Je hebt de lead in het agendabeheer van twee wethouders. Je bereidt afspraken voor door ervoor te zorgen dat de vergaderstukken compleet zijn, maar ook door het reserveren van de juiste ruimte, materialen en IT faciliteiten. Je bent de wethouders een stapje voor met al hun vragen. Complexe agenda’s managen vind je een uitdaging. Je denkt mee en pakt ook proactief zaken op die via de mail binnenkomen. 
  
Een collega aan het woord
Edith Aelen - Bestuurssecretaresse 
“Als bestuurssecretariaat zijn we een hecht team. We weten van elkaar waar we mee bezig zijn waardoor we snel op zaken kunnen anticiperen. Onze dagen zijn inderdaad nooit hetzelfde, maar dat maakt ons werk juist leuk. Complexe agenda’s vinden wij een uitdaging en het geeft een goed gevoel als we het toch weer voor elkaar krijgen. Als team zorgen we er samen voor dat het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de adjunct-directeur zich ondersteunt voelen en hierdoor hun werk goed kunnen uitvoeren. “ 
 
Kennis & kwaliteiten
  • Je hebt minimaal een MBO+ werk- en denkniveau. Je bent communicatief zeer sterk en hebt MS Office goed in de vingers; 
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in je rol op een hoger managementniveau. Je hebt bij voorkeur ook ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en/of een grote organisatie; 
  • Je bent flexibel in je beschikbaarheid, we zoeken een collega die in ieder geval op vrijdag op kantoor werkt. Overige werkdagen zijn in overleg. 
  • Je bent stressbestendig en diplomatiek;  
  • Je bent proactief en hebt een vooruitziende blik. 
  
Dit bieden wij jou

De functie is ingedeeld in schaal 8. Dit is minimaal € 3.014,- en maximaal € 4.244,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband). De inschaling vindt marktconform plaats op grond van opleiding en ervaring, eventueel in een aanloopschaal. Daarnaast heeft de gemeente goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder het Individueel Keuzebudget (IKB 17,05% van het brutosalaris), reiskostenvergoeding, fietsplanregeling en de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen door opleidingen en trainingen.  
 
Deze functie wordt in eerste instantie voor een jaar ingevuld. Zijn we daarna allebei tevreden? Dan gaan we samen verder en krijg je een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
 
Heb je nog vragen?
Neem voor meer informatie over de inhoud van de functie contact op met Lonneke Peeters, directiesecretaris via 06-35 11 10 26. Wegens vakantie is Lonneke is bereikbaar tot 26 juli, daarna kun je met Anita Jacobs contact opnemen voor meer informatie (077-4779 777).  Voor informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Nathalie Leenen, Corporate Recruiter. Je kunt haar bereiken via 06-81 96 26 93. 
  
Het sollicitatieproces
Is deze functie echt iets voor jou? Stuur ons dan uiterlijk 18 augustus je motivatie en cv via www.banenpleinlimburg.nl.  
 
Zet alvast in je agenda:  
De 1e gesprekken vinden plaats op 23 augustus en de 2e gesprekken op 28 augustus. 

Horst aan de Maas dat zijn wij 
Een tikje verlegen, bescheiden en nuchter. Harde werkers, die weten wat ze hebben bereikt, maar soms nog te weinig stilstaan bij hoe bijzonder dat eigenlijk is. Horst aan de Maas is geboren op het snijvlak van veen, zand en klei. In de afgelopen 100 jaar is Horst aan de Maas uitgegroeid tot een van de meest welvarende en gelukkige gemeentes van Nederland. Misschien zelfs wel van de wereld. En dat hebben we te danken aan onze grootouders. Zij hebben Horst aan de Maas getransformeerd; van slechte grond, naar agrarisch koploper van de wereld. Hoe? Door samen aan te pakken. Met vindingrijkheid en hard werken.  
Wij zijn aanpakkers en zorgen er samen voor dat we toewerken naar een gezonde, duurzame en veilige samenleving waar we met elkaar leven, wonen en werken. 16 hechte dorpen met trotse inwoners, waar het fijn is om op te groeien en waar je gezond en gelukkig oud kunt worden. Nu en in de toekomst. 
 
Wil je meer zien van onze gemeente? Maak kennis met ons via onderstaande video! 

Contactpersonen

profielfoto
CONTACTVacatureinhoud
Lonneke PeetersDirectiesecretaris+31635111026l.peeters@horstaandemaas.nl
profielfoto
CONTACTSollicitatieprocedure
Nathalie LeenenCorporate Recruiter+316-81962693n.leenen@horstaandemaas.nl
Logo van Gemeente Horst aan de Maas

Gemeente Horst aan de Maas

Samen maken we het verschil!

Lees meer

Wil je onze vacatures ontvangen?

Registreer je dan!